1. NORMATIVIDAD LEGAL, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y PRINCIPIOS
GENERALES:
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, será aplicada por IGNIWEB SAS, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
No obstante, se adopta la política de tratamiento de la información con el objetivo de establecer los medios y lineamientos que permitan garantizar el derecho al Habeas Data a la que pueden acceder todas aquellas personas naturales o jurídicas que siendo titulares suministren datos a IGNIWEB S.A.S y que hagan parte de las actividades y de los procesos que realiza la empresa para el cumplimiento de su objeto social.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES:
Razón social: IGNIWEB SAS
NIT: 900.518.746-5
Domicilio: Armenia, QUINDIO
Dirección: Avenida Bolívar No 15N-39
Teléfono: (6) 7451042
Correo electrónico: [email protected]
3. DEFINICIONES.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual, y los datos biométricos.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES:
IGNIWEB SAS podrá hacer uso de los datos personales para:
• Clientes.
• Proveedores.
• Empleados
• Áreas y procedimientos que intervengan en el funcionamiento, desarrollo de la empresa y de su objeto social.
a) La empresa hace una clasificación de la información contenida en soportes y documentación dentro y fuera de la empresa que se rigen a través de los siguientes parámetros:
I. Información Pública: Es aquella de conocimiento tanto de usuarios internos como externos a la empresa y que puede ser dada a conocer sin ningún tipo de restricción sin generar ningún tipo de daño ni para la empresa ni para los usuarios de la información, como, por ejemplo:
▪ La página web de la empresa.
▪ El portafolio de servicios.
▪ La información general de la empresa.
II. Información Interna: Es aquella de conocimiento de las diferentes áreas funcionales de la empresa y que son utilizadas para el desarrollo de algunas funciones en la misma y en algunas ocasiones no conocidas sino por el área a la cual genera interés, como, por ejemplo:
▪ Procesos y Actividades.
▪ Bitácoras.
▪ Información de Proyectos.
▪ Capacitaciones.
▪ Reglamento Interno.
▪ Manifiesto Empresarial.
▪ Manuales.
▪ Políticas.
▪ Cotizaciones.
▪ Algunas Actas.
▪ Copias de Seguridad.
▪ Bases de Datos.
III. Información Confidencial: Aquella que es solo de interés de la parte gerencial y administrativa de la empresa y que no va a ser utilizada por la parte operativa de la misma. Esta información está disponible para un selectivo grupo de personas, como, por ejemplo:
▪ Contabilidad y Finanzas.
▪ Costos y Presupuestos.
▪ Información de Clientes.
▪ Información del personal.
▪ Encuestas y Pruebas de Trabajo.
▪ Marketing.
▪ Ventas.
▪ Cotizaciones.
▪ Actas consideradas confidenciales para la empresa.
▪ Copias de Seguridad.
▪ Bases de Datos.
De esta manera, se desarrolla un procedimiento de digitalización de datos personales para de esta manera manejar, etiquetar y rotular toda la información manipulada en la empresa. Para dar a conocer, el tipo de información de una manera más clara y segura.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Enviar al correo electrónico, celular, teléfono fijo información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por y/o por terceras personas.
f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
g) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
h) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de IGNIWEB SAS
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas que lo requieran.
k) IGNIWEB S.A.S. Podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios IGNIWEB S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES, NIÑAS, NIÑOS Y
ADOLECENTES
El tratamiento de datos sensibles por parte de IGNIWEB SAS. Será nulo. Sin embargo, dándose el caso de requerir usar, almacenar y/o manipular información que según la norma y sus categorías pertenecen a este tipo de datos, la empresa con su objetividad los utilizará de manera determinada para los siguientes fines y autorizaciones:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de datos personales en IGNIWEB SAS se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de IGNIWEB S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de IGNIWEB S.A.S. Se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO POR PARTE DE IGNIWEB S.A.S
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de
IGNIWEB SAS.:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IGNIWEB S.A.S Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IGNIWEB SAS. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por IGNIWEB SAS., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento IGNIWEB S.A.S. han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO
Para efectos del ejercicio de los derechos de los titulares conforme al Decreto 1377 de 2013, mencionados y descritos anteriormente, estos podrán ser ejercidos por el titular, el causahabiente o tercero que lo represente demostrando su identidad y, de ser el caso, la calidad (acreditación o apoderamiento) en virtud de la cual representa al titular.
8. COMPROBANTE Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
Al momento de solicitar al titular la autorización, IGNIWEB S.AS. se hace responsable del tratamiento de los datos personales y se encargará de informar de una manera clara y expresa que:
a) Las autorizaciones físicas y demás datos personales que son suministrados por ejercicio de las actividades de la empresa serán digitalizados, con el fin de tener copias que mantengan la calidad de la información.
b) Se brindará información y copia de los datos suministrados y que se encuentren almacenados con base a la política de los derechos de los Titulares con la respectiva solicitud y procedimiento de los mismos.
c) De igual forma, se suministrará información de las autorizaciones que sean por medios no escritos.
9. CASOS EN LOS QUE NO SE HACE NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
IGNIWEB S.A.S. no solicitará información de la autorización para tratamiento de los datos personales cuando:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
La oficina de administración de IGNIWEB S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de IGNIWEB SAS., Armenia teléfono (6) 7451042, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina armenia, Avenida Bolívar No 15N-39 Piso 2. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS:
I. CONSULTAS:
a) La consulta se formulará por medio de comunicado escrito enviado al correo electrónico [email protected], físico a la oficina en Armenia, Avenida Bolívar No 15N-39 Piso 2 o por teléfono al número (6)7451042 habilitado por IGNIWEB SAS, y se mantendrá prueba de ésta.
b) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
II. RECLAMOS.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante IGNIWEB SAS. oficina en Armenia, Avenida Bolívar No 15N-39 Piso 2 el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El Titular formulará el reclamo mediante solicitud dirigida a IGNIWEB S.A.S. a través de la Oficina de Administración, con lo siguientes datos:
1. Nombre e identificación del Titular.
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. La dirección física y correo electrónico para dar información del estado del trámite y para enviar la respuesta.
4. Anexar documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. OTRAS DISPOSICONES (SUPRESION DE DATOS)
a) La empresa acudirá a la supresión de datos cuando el Titular solicite la supresión de sus datos personales y/o la revocación de la autorización que otorgó. Todo esto bajo la presentación de un reclamo.
b) Por otra parte, no se procederá a la supresión de datos personales cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Es decir, si la supresión de estos datos puede obstaculizar acciones judiciales, fiscales o sanciones por parte de la administración
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
IGNIWEB S.A.S. bajo el principio de ley 1581 de 2012, que en virtud busca garantizar la protección de la información y de los datos personales. Es por esto, que se cuenta con una serie de procesos administrativos
a) Prevenir el acceso a personal no autorizado, no solo a las instalaciones físicas sino también a la información de la empresa.
b) Realizar permanente control sobre la información manejada en los puestos de trabajo, ubicados en las diferentes dependencias de la empresa.
c) Usar contraseñas en todos los equipos de las dependencias de la empresa y mantener bloqueados cuando estos no estén siendo manipulados.
d) Digitalizar todo tipo de información con el fin de evitar pérdidas o adulteración de las mismas, teniendo en cuenta que es limitado el acceso del personal a esta información.
14. DISPOSICIONES FINALES
IGNIWEB S.A.S. informará a los Titulares y/o causahabientes de los cambios, actualizaciones que se ejecuten en los datos personales, que podrá realizar a través de las políticas vigentes bajo la normatividad, ya sea legal o administrativa.
15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 31 de octubre de 2012 y entra en vigencia a partir del día 01 de noviembre de 2012. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del correo electrónico: [email protected]